Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 3 augustus 2026

Alarmed (Alarmed Systems B.V.) beveiligt woningen en bedrijfspanden. Dat werk draait op vertrouwen, en dat geldt ook voor hoe we met je gegevens omgaan. In deze verklaring lees je precies welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor onze website alarmed.nl, ons klantsysteem, onze dienstverlening en al onze contactkanalen: telefoon, e-mail, WhatsApp (inclusief onze digitale assistent) en videogesprekken.

1. Wie zijn wij?

Alarmed Systems B.V. (handelsnaam: Alarmed) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.

Alarmed Systems B.V.
Brediusweg 25, 1401 AB Bussum
KvK-nummer: 94870365
E-mail: info@alarmed.nl
Telefoon: 085 401 13 47

2. Van wie verwerken we gegevens?

Websitebezoekers — iedereen die alarmed.nl bezoekt.
Aanvragers (leads) — mensen die een prijsberekening doen, een adviesgesprek aanvragen of contact opnemen.
Klanten — particulieren en bedrijven met een beveiligingssysteem of abonnement van Alarmed.
Contactpersonen voor alarmopvolging — mensen die een klant opgeeft om gebeld te worden bij een alarm. Dat kan iemand anders zijn dan de klant zelf; de klant is er verantwoordelijk voor om die persoon hierover te informeren.

3. Welke gegevens verwerken we, en waarvoor?

a. Website en prijsberekening

Als je op alarmed.nl een prijs berekent of een formulier invult, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je antwoorden uit de prijsberekening (zoals type woning en gewenste beveiliging). We leggen daarbij ook vast via welke weg je op onze site kwam (bijvoorbeeld via welke advertentie of zoekopdracht) — zo weten we welke advertenties werken. Cookiegegevens verwerken we alleen zoals beschreven in onze cookieverklaring.

Doel: je prijsindicatie sturen, je aanvraag opvolgen en een gratis adviesgesprek inplannen; daarnaast meten welke marketing werkt.
Grondslag: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (op jouw verzoek) en ons gerechtvaardigd belang bij effectieve marketing.

b. Contact: telefoon, e-mail, WhatsApp en videogesprek

Telefoon. We registreren gespreksgegevens (nummers, tijdstip, duur) in ons klantsysteem. Gesprekken met ons kantoor kunnen via onze telefooncentrale (Voys, Nederland) automatisch worden getranscribeerd en samengevat, zodat we afspraken goed vastleggen en je niet twee keer hetzelfde hoeft te vertellen.

E-mail. E-mailwisselingen met ons team worden gekoppeld aan je dossier in ons klantsysteem. Wij gebruiken Microsoft 365 voor e-mail en agenda’s.

WhatsApp. Als je ons appt, of als je bij je aanvraag je nummer achterliet, kunnen we je via WhatsApp (Meta) berichten sturen. Onze digitale assistent kan daarbij vragen beantwoorden en het adviesgesprek voor je inplannen. Je kunt in het gesprek altijd om een medewerker vragen of je afmelden; dan stopt het direct. Voor het automatisch beantwoorden gebruiken we een Europese AI-dienstverlener (Mistral AI, Frankrijk) die berichtteksten uitsluitend in onze opdracht verwerkt.

Videogesprek (adviesgesprek). Het gratis adviesgesprek vindt online plaats via Whereby (Noorwegen). Het gesprek kan worden getranscribeerd zodat de adviseur een goed verslag en een passend voorstel kan maken. We nemen geen beeld op.

Doel: goede service, verslaglegging en advies op maat.
Grondslag: uitvoering van de (aanstaande) overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige dossiervorming.
Wil je niet getranscribeerd worden? Zeg het in het gesprek, dan regelen we het anders.

c. Offerte, beveiligingsplan en ondertekening

Voor je offerte en persoonlijke beveiligingsplan verwerken we je naam, adres en de gegevens over je woning of pand. Bij het opstellen van het beveiligingsplan gebruiken we AI-hulpmiddelen die op onze instructie werken. Offertes onderteken je digitaal; daarvoor gebruiken we een elektronische ondertekendienst (DocuSeal), die je naam, e-mailadres en handtekening verwerkt.

Doel: een passend voorstel doen en een rechtsgeldige overeenkomst sluiten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

d. Levering en installatie

Voor de installatie verwerken we je installatieadres en de samenstelling van je systeem. Apparatuur die we opsturen, verzenden we via PostNL (naam- en adresgegevens). Installaties worden uitgevoerd door ons eigen team of door een installatiepartner, die alleen de gegevens krijgt die nodig zijn voor de klus.

Doel: levering en installatie van je beveiligingssysteem.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

e. Alarmopvolging en meldkamer

Kies je voor een meldkamerabonnement, dan delen we met onze meldkamerpartner Alarm MeldNet (een gecertificeerde particuliere alarmcentrale in Nederland) wat nodig is voor alarmopvolging: je installatieadres, de namen en telefoonnummers van de contactpersonen die jij opgeeft, en de afgesproken meld- en paniekcodes waarmee jullie je bij de meldkamer identificeren.

Heb je bewegingsmelders met fotoverificatie, dan gaan bij een alarm enkele foto’s rechtstreeks naar de meldkamer en naar je eigen app, zodat de meldkamer de situatie kan beoordelen. Alarmed zelf heeft geen toegang tot die beelden, en ook niet tot opnames van eventuele camera’s — die staan in je eigen account bij de fabrikant.

Doel: alarmopvolging en het inschakelen van hulpdiensten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

f. Systeembeheer en service

Je beveiligingssysteem (Ajax Systems) is gekoppeld aan het cloudplatform van de fabrikant, waar je zelf een account hebt. Voor systeemmonitoring, beheer op afstand en support heeft Alarmed toegang tot technische systeem- en apparaatgegevens (zoals status van sensoren en storingsmeldingen) — niet tot je camerabeelden.

Doel: zorgen dat je systeem goed blijft werken en storingen verhelpen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (service en monitoring zijn onderdeel van je abonnement).

g. Facturatie en administratie

Voor facturatie en boekhouding verwerken we je naam, adres, e-mailadres en betaalgegevens in ons boekhoudpakket (Jortt, Nederland). Bij zakelijke klanten ook bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer.

Doel en grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke (fiscale) administratieplicht.

4. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit en delen alleen wat nodig is, met deze partijen:

Alarm MeldNet (Nederland) — alarmopvolging door de meldkamer.
Ajax Systems — cloudplatform van je beveiligingsapparatuur.
Meta Platforms — WhatsApp-berichtenverkeer.
Mistral AI (Frankrijk, EU) — geautomatiseerd beantwoorden van WhatsApp-berichten.
Voys (Nederland) — telefonie, gesprekstranscriptie en -samenvatting.
Whereby (Noorwegen) — videogesprekken en transcriptie van adviesgesprekken.
Microsoft — e-mail en agenda (Microsoft 365) en websitestatistiek (Clarity).
DocuSeal — elektronische ondertekening van offertes.
Postmark — bezorging van e-mails zoals bevestigingen.
MessageBird (Nederland) — sms-berichten.
Jortt (Nederland) — facturatie en boekhouding.
PostNL (Nederland) — verzending van apparatuur.
Trengo (Nederland) — klantcontactplatform voor WhatsApp-serviceberichten.
Google — statistiek (Analytics) en advertenties, alleen via cookies en met jouw toestemming.
AI-dienstverleners — ondersteuning bij het opstellen van beveiligingsplannen, op onze instructie.
Hosting- en IT-leveranciers — veilige hosting van onze website en ons klantsysteem (EU).
Installatiepartners — installatie en onderhoud op locatie.

Met partijen die in onze opdracht werken sluiten we verwerkersovereenkomsten. Overheidsinstanties krijgen alleen gegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

5. Doorgifte buiten de EER

Onze systemen draaien zoveel mogelijk binnen de EU/EER. Sommige leveranciers (zoals Postmark, Google, Meta en Microsoft) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework, of EU-standaardcontractbepalingen.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

We gebruiken versleutelde verbindingen (https), toegang tot het klantsysteem alleen voor medewerkers die het voor hun werk nodig hebben (rollen en rechten), tweefactorauthenticatie, versleutelde opslag van koppelingstokens en een zorgvuldige selectie van leveranciers.

Vermoed je een datalek? Meld het via info@alarmed.nl.

7. Geautomatiseerde verwerking

Onze WhatsApp-assistent beantwoordt berichten automatisch en kan een afspraak voor je inplannen. Hij neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou: hij plant alleen het gratis adviesgesprek in en beantwoordt vragen. Je kunt op elk moment een medewerker vragen.

Transcripties van gesprekken worden gebruikt voor verslaglegging, niet voor geautomatiseerde besluitvorming.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Aanvragen zonder vervolg (leads): maximaal 2 jaar na het laatste contact.
Woordelijke gesprekstranscripties (telefoon en video): maximaal 6 maanden; daarna bewaren we alleen de samenvatting of het gespreksverslag.
Klantdossier (contract, offertes, installatie- en alarmopvolgingsgegevens, gespreksverslagen): zolang je klant bent, en na het einde van de overeenkomst nog maximaal 5 jaar. Zo kunnen we onze service en garantie waarmaken en eventuele geschillen afhandelen; deze termijn sluit aan bij de wettelijke verjaringstermijn voor rechtsvorderingen.
Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

9. Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken (bijvoorbeeld tegen benadering via WhatsApp of telefoon), je gegevens overgedragen krijgen en een gegeven toestemming intrekken.

Mail naar info@alarmed.nl; we reageren binnen 30 dagen. Klacht? Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Gegevens laten verwijderen

Stuur een e-mail naar info@alarmed.nl met als onderwerp “Verzoek verwijdering gegevens” en vermeld het telefoonnummer of e-mailadres waarmee je bij ons bekend bent. We verwijderen je gegevens binnen 30 dagen uit onze systemen en bij onze verwerkers, tenzij een wettelijke bewaarplicht iets langer vereist (dan hoor je dat van ons).

Wil je alleen geen WhatsApp-berichten meer ontvangen? Zeg het gewoon in het gesprek; dan stopt het direct.

11. Cookies

Zie onze cookieverklaring voor welke cookies we gebruiken en waarom.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Privacy policy — English summary (for platform reviewers). This is the privacy policy of Alarmed Systems B.V. (trade name “Alarmed”, Dutch Chamber of Commerce no. 94870365, Brediusweg 25, 1401 AB Bussum, the Netherlands), owner and operator of the website alarmed.nl and of the WhatsApp Business Platform integration “Alarmed-chatbot” on the Meta platform. It covers all personal data we process: website leads, customer records, phone/video call transcription, our WhatsApp channel (including our scheduling assistant), electronic signing, alarm monitoring by our certified monitoring station (Alarm MeldNet), invoicing and shipping — including the parties involved, safeguards for transfers outside the EEA, retention periods and GDPR rights. Users can request deletion of their data at any time by emailing info@alarmed.nl (section 10, “Gegevens laten verwijderen” / “Have your data deleted”).